Informe Final N° 790, de 2022. Departamento de Educación de la Municipalidad de Torres del Paine.
Objetivo: Determinar si las cuentas corrientes bancarias creadas para administrar recursos financieros de las subvenciones de educación auditadas presentan los saldos disponibles de acuerdo con los ingresos y gastos reflejados en el proceso de rendición de cuentas respectivo. Asimismo, verificar si la entidad mantiene procedimientos de control para velar por el debido resguardo de los recursos disponibles, para el período comprendido entre el 1 de enero de 2020 y el 31 de diciembre de 2021.
Preguntas de auditoría:
• ¿Dispone el sostenedor de las disponibilidades suficientes que permitan cubrir los saldos no ejecutados de subvenciones?
• ¿Cumple el sostenedor con los procesos de rendición de subvenciones ante las entidades públicas que la normativa establece?
• ¿El sostenedor dispone de cuentas corrientes bancarias exclusivas para aquellas subvenciones que así lo exigen, como, asimismo, se elaboran periódicamente las conciliaciones bancarias respectivas?
Principales resultados:
• De la comparación realizada entre el saldo bancario al 31 de diciembre de 2021, de la cuenta corriente No 67155092, del Banco Santander, donde se administran los recursos de la Subvención FAEP y PIE, por un total de $123.316.582, y el saldo por acreditar (fondos no utilizados) por las aludidas subvenciones ascendentes a $166.962.723, las cuales considera $571.671 del PIE y $166.391.052 FAEP, se constató una diferencia total de $ 43.646.141, lo que no se ajusta a los principios de control, eficiencia y eficacia, consagrados en los artículos 3° y 5° de la ley N° 18.575.
Al respecto corresponde que la municipalidad realice las acciones necesarias tendiente a justificar los montos que se impugnan a través de un proceso rectificatorio ante la Superintendencia de Educación remitiendo el respectivo certificado debidamente aprobado por esa entidad o en su defecto deberá proceder a reintegrar los saldos no acreditados, lo que deberá ser documentado en el Sistema de Seguimiento y Apoyo de la Contraloría General, SSA-CGR, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe. De no concretarse el requerimiento señalado, esta Entidad de Control, remitirá los antecedentes al Ministerio Público y al Consejo Defensa del Estado, para los fines pertinentes.
• Se detectó que la Municipalidad de Torres del Paine, no efectuó la rendición de cuentas de los gastos ejecutados en el periodo 2020, lo que no se ajusta a lo dispuesto en el manual de cuentas para la rendición de recursos 2020, de la Superintendencia de Educación, y artículo 3° del decreto N° 469, de 2013, del Ministerio de Educación.
La entidad comunal deberá adoptar las acciones administrativas necesarias de modo tal que, en lo sucesivo, las rendiciones se realicen con la debida celeridad, en las fechas y plazos dispuestos para ello. • Se verificó que el municipio administra tanto los recursos del PIE como del FAEP, en una misma cuenta corriente correspondiente a la No 6715509-2, del Banco Santander, lo que transgrede lo dispuesto en los convenios de desempeño celebrados entre la Dirección de Educación Pública y la Municipalidad de Torres del Paine en el marco del fondo de apoyo a la educación pública para los años 2020 y 2021.
La entidad comunal deberá acreditar y documentar en el SSA-CGR, la solicitud de apertura de la cuenta corriente remitido a esta Contraloría Regional, además de los comprobantes contables, de transferencia y cartolas bancarias que permitan verificar el traspaso de los recursos FAEP a la cuenta aperturada para este propósito, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe.
• Se constataron diferencias entre el saldo según conciliación, con el saldo bancario y el presentado en el balance, errores en la clasificación de ítems conciliatorios, partidas de antigua data, cheque girado y no cobrado caduco, como la ausencia de conciliaciones bancarias para el año 2022, lo que no se aviene a lo dispuesto en el dictamen Nº 20.101, de 2016, en el oficio circular N° 11.629, de 1982, como tampoco a lo señalado en el oficio circular Nº 60.820, de 2005, actual resolución Nº 3, de 2020, todos de la Contraloría General de la República.
Por consiguiente, corresponde que la entidad comunal concrete las medidas comprometidas en su respuesta, en cuanto a efectuar un análisis que permita identificar y regularizar tanto las diferencias advertidas, como las partidas conciliatorias de antigua data, lo que deberá acreditar y documentar en el SSACGR, con las respectivas conciliaciones y cartolas bancarias, certificados de saldos, comprobantes contables de proceder, y balance de comprobación y de saldos al último nivel de desagregación, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la fecha de recepción del presente informe.
En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Entidad de Control para el año 2022, y en conformidad con lo establecido en la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se efectuó una auditoría en el Departamento de Educación de la Municipalidad de Torres del Paine, en adelante e indistintamente Departamento de Educación, al proceso de acreditación de saldos en subvenciones educacionales, en el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2020 al 31 de diciembre de 2021.
CONCLUSIONES
Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo y no obstante que la Municipalidad de Torres del Paine, ha aportado antecedentes destinados a subsanar las objeciones planteadas
en el preinforme de auditoría N° 790, de 2022, de esta Entidad Fiscalizadora, éstos no han sido suficientes para desvirtuar lo observado. Por consiguiente, y en virtud de los resultados obtenidos en la presente auditoría, ese municipio deberá realizar las siguientes acciones:
En efecto, en virtud de los resultados obtenidos en la presente auditoría, sobre aquellas observaciones que se mantienen, en que la entidad deberá acreditar y documentar en el Sistema de Seguimiento y Apoyo, de este Organismo de Control, SSA-CGR, en un plazo de 60 días hábiles, la documentación que dé cuenta de las acciones adoptadas cabe mencionar lo siguiente:
1. Sobre lo observado en el numeral 4.a. Sobre saldo disponible en la cuenta corriente FAEP – PIE, al 31 de diciembre de 2021 (AC), corresponde que la municipalidad realice las acciones necesarias tendiente a justificar los montos que se impugnan a través de un proceso rectificatorio ante la Superintendencia de Educación remitiendo el respectivo certificado debidamente aprobado por esa entidad o en su defecto deberá proceder a reintegrar los saldos no acreditados, lo que deberá ser documentado en el SSA-CGR, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la fecha de recepción del presente informe.
De no concretarse el requerimiento señalado, esta Entidad de Control, remitirá los antecedentes al Ministerio Público y al Consejo de Defensa del Estado, para los fines pertinentes.
2. En relación con la objeción contenida en el numeral 2.1. Cuentas corrientes donde se administra más de una subvención (C), la entidad edilicia deberá acreditar y documentar en el SSA-CGR, la solicitud de apertura de la cuenta corriente remitido a esta Contraloría Regional, además de los comprobantes contables, de transferencia y cartolas bancarias que permitan verificar el traspaso de los recursos FAEP a la cuenta aperturada para este propósito, como también el Balance de Comprobación y de Saldos al último nivel de desagregación, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe.
3. Respecto a las observaciones contenidas en los numerales 3.a. Diferencia entre saldo según conciliación y saldo bancario; 3.b. Diferencia entre conciliación bancaria y balance; 3.c. Sobre clasificación de ítem conciliatorios; y 3.d. Ítem conciliatorios de antigua data, todas (C), corresponde que la municipalidad concrete las medidas comprometidas en su respuesta, en cuanto a efectuar un análisis que permita identificar y regularizar tanto las diferencias advertidas, como las partidas conciliatorias de antigua data, lo que deberá acreditar y documentar en el SSA-CGR, con las respectivas conciliaciones y cartolas bancarias, certificados de saldos, comprobantes contables de proceder, y Balance de Comprobación y de Saldos al último nivel de desagregación, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la fecha de recepción del presente informe.
4. Referente a lo objetado en el numeral 3.e. Cheque girado y no cobrado caduco (C), el municipio deberá acreditar y documentar en el SSA-CGR, los respectivos comprobantes contables mediante los cuales se regularice la situación advertida, y las conciliaciones bancarias corregidas, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la fecha de recepción del presente informe.
5. Sobre lo observado en el numeral 3.f. Ausencia de conciliaciones bancarias (C), la municipalidad deberá acreditar y documentar en el SSA-CGR, las conciliaciones bancarias actualizadas al mes de diciembre de 2022, junto con las respectivas cartolas y certificados de saldos, comprobantes contables de proceder, y balances de comprobación y de saldos al último nivel de desagregación, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la fecha de recepción del presente informe.
6. Sobre lo observado en el numeral 4.b, Diferencias entre montos transferidos por la subvención PIE y los ingresos en cartola bancaria (C), la entidad edilicia deberá realizar las acciones necesarias tendientes a regularizar los montos que se impugnan a través de un proceso ratificatorio ante la Superintendencia de Educación remitiendo el respectivo certificado debidamente aprobado por ese servicio, lo que deberá ser informado a través del SSA-CGR, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la fecha de recepción del presente informe.
7. En relación con la observación contenida en el numeral 4.c. Ausencia de la contabilización de los ingresos en cuenta corriente PIE-FAEP (C), corresponde que la entidad edilicia concrete las acciones comunicadas en su respuesta, lo que deberá acreditar en el SSA-CGR, con los debidos comprobantes contables que den cuenta del registro de las transferencias, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la fecha de recepción del presente informe.
8. Referente a las objeciones contendidas en los numerales 5.c. Diferencia en rendiciones de subvención FAEP 2020; 5.d. Diferencia en rendiciones de subvenciones FAEP 2021; y 5.e Gastos efectuados de la cuenta corriente de subvención FAEP no rendidos, todas (C), corresponde que la entidad realice las acciones necesarias tendiente a regularizar los montos que se impugnan a través de un proceso rectificatorio ante la Superintendencia de Educación remitiendo el respectivo certificado debidamente aprobado por esa entidad y, de proceder, reintegrar las sumas pertinentes, todo ello, teniendo en consideración lo concluido en el numeral 4.a., lo que tendrá que ser acreditado en el SSA-CGR, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la fecha de recepción del presente informe.
9. Acerca de lo expuesto en el numeral 1.1. Ausencia de manuales de procedimientos sobre los procesos de subvenciones y 1.2. Ausencia de manuales sobre conciliaciones bancarias ambas (MC), corresponde al municipio confeccionar e implementar los manuales comprometidos, lo que deberá acreditar y documentar en el SSA-CGR, junto con el decreto alcaldicio que lo aprueba, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la fecha de recepción del presente informe.
10. Referente a la observación contenida el numeral 2.2. Falta de identificación de funcionario que elabora, revisa y aprueba las conciliaciones bancarias (MC), corresponde que la entidad edilicia implemente un mecanismo que permita identificar las distintas personas que intervienen en el proceso de confección y aprobación de éstas, lo que deberá acreditar y documentar en el SSACGR, en el plazo de 60 días hábiles, contado desde la fecha de recepción del presente
informe.
11. Sobre lo objetado en el numeral 2.3. Sobre giradores de cuenta corriente vigentes en SIAPER, que no forman parte de la dotación de la Municipalidad de Torres del Paine (MC), el municipio deberá acreditar y documentar en el SSA-CGR, el documento mediante el cual se solicite a esta Contraloría Regional, la revocación de autorización de firma para el ex funcionario en cuestión, en el plazo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe.
Por su parte, respecto de las observaciones realizadas que tratan sobre situaciones consolidadas, no susceptibles de ser regularizadas, corresponde mantenerlas, debiendo la Municipalidad de Torres del Paine, procurar en lo sucesivo no reiterar lo advertido, dando cumplimiento a la normativa vigente aplicable, a saber:
12. Acerca de lo expuesto en el numeral 5.a, Retraso en las rendiciones efectuadas a la Superintendencias de Educación (C), la municipalidad deberá adoptar las acciones administrativas necesarias de modo tal que, en lo sucesivo, las rendiciones se realicen con la debida celeridad, en las fechas y/o plazos dispuestos para ello.
13. Referente al lo objetado en el numeral 5.b. Sobre diferencias detectadas en las rendiciones efectuadas por el municipio ante la SEREMI de Educación Magallanes (C), el municipio deberá adoptar las acciones administrativas pertinentes, a objeto de que las rendiciones efectuadas a la SEREMI de Educación, sean coincidentes a lo informado a la SUPEREDUC, velando por el cumplimiento a lo prescrito en los artículos 3° y 5° de la referida ley N° 18.575.
Finalmente, para aquellas observaciones que se mantienen, que fueron catalogadas como AC y/o C, identificadas en el “Estado de observaciones informe final de auditoría N° 790, de 2022”, de acuerdo al formato adjunto en el anexo, las medidas que al efecto implemente el municipio, deberán acreditarse y documentarse en el Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, que esta Entidad de Control puso a disposición de las entidades públicas, según lo dispuesto en el oficio N° 14.100, de 6 de junio de 2018, de este origen, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe.
Respecto de aquellas observaciones que se mantienen y que fueron categorizadas como MC en el citado “Estado de observaciones informe final de auditoría N° 790, de 2022”, el cumplimiento de las acciones correctivas requeridas deberá ser informado por las unidades responsables al Director de Control a través del Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, en el plazo de 60 días hábiles, quien a su vez deberá acreditar y validar, en los siguientes 30 días hábiles, la información cargada en la ya mencionada plataforma, de conformidad a lo establecido en el aludido oficio N°14.100, de 2018.
Remítase a la Alcaldesa, Secretario Municipal y al Director de Control, todos de la Municipalidad de Torres del Paine.